AI 기반 문서 자동화 툴을 이용해 계약서 관리 시스템 만들기

현대 기업에서 계약서는 중요한 비즈니스 문서이며 효율적인 관리와 신속한 처리가 필수적입니다. 특히 계약서 자동화는 기업의 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 기술입니다. 그러나 계약서 관리 시스템을 수작업으로 진행하다 보면 시간 소모, 실수, 중복된 업무 등 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 이를 해결하기 위한 최적의 솔루션이 AI 기반 문서 자동화 도구입니다. AI 기술을 활용하면 계약서 작성부터 검토, 서명, 보관까지 모든 과정을 자동화할 수 있고, 이를 통해 비즈니스 프로세스의 속도와 정확성을 높일 수 있습니다. 이 글에서는 AI를 활용한 계약서 관리 시스템 구축 방법을 다룹니다.

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1. AI 기반 문서 자동화 툴의 개념과 이점

AI 기반 문서 자동화 도구는 자연어처리(NLP), 기계학습(ML), 이미지 인식 등의 기술을 통해 문서의 작성, 수정, 검토 및 관리의 각 단계를 자동화합니다. 특히 계약서와 같은 법적 문서에서는 정확성과 법적 규정 준수가 중요하기 때문에 AI가 문서의 내용을 분석해 중요한 항목을 자동으로 추출하는 기능이 매우 유용합니다. 예를 들어 계약조건, 서명일자, 당사자 정보 등을 자동으로 추출해 계약서를 구성할 수 있습니다.

AI를 통해 계약서 자동화 시스템을 구축하면 사람의 실수를 최소화하고 반복적인 작업을 자동화하여 팀원들의 시간을 절약할 수 있습니다. 또 계약서 법적 검토가 필요한 경우 AI는 미리 정의된 규정에 따라 문서를 분석해 위험요소나 불완전한 조항을 검출할 수 있습니다. 이는 계약 관리 업무를 보다 효율적이고 정확하게 처리하는 데 도움이 됩니다. 또한 계약서가 디지털화되기 때문에 검색과 분류가 쉬워지고 문서의 보관과 관리가 한결 쉬워집니다.

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2. 계약서 작성 및 수정 자동화

AI 기반 문서 자동화 툴을 활용하면 계약서 작성 과정도 자동화할 수 있습니다. 일반적으로 계약서 작성은 많은 시간이 소요되고, 법률적 지식이 요구됩니다. 그러나 AI를 활용한 툴은 기본적인 계약서 양식을 기반으로 자동으로 문서를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자가 계약서 작성에 필요한 기본 정보를 입력하면, AI는 이를 바탕으로 필요한 법적 조건과 문장 구조를 자동으로 채워 넣습니다. 이렇게 생성된 계약서는 법적 규정을 준수하는지 자동으로 확인할 수 있으며, 사용자는 추가적인 수정을 최소화할 수 있습니다.

AI가 문서의 내용에 맞춰 중요 항목을 자동으로 삽입하고, 반복적인 텍스트를 자동으로 채워 넣는 기능은 시간 절약과 정확성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 또한, AI는 특정 문서의 문맥을 분석하고, 상황에 맞는 용어를 사용하여 작성할 수 있기 때문에 계약서가 법률적으로 적합하게 작성됩니다. 이와 같은 시스템은 법률 전문가가 아니라도 효율적으로 계약서를 작성할 수 있게 만들어 줍니다.

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3. 계약서 검토 및 승인 프로세스 자동화

계약서 검토 과정은 일반적으로 시간이 걸리고 법적 요소를 놓칠 수 있는 중요한 단계입니다. AI 기반 문서 자동화 도구는 자동 검토 기능을 통해 계약서의 모든 항목을 세밀하게 분석해 법적 조항이나 규정에 맞지 않는 부분을 자동으로 지적할 수 있습니다. 예를 들어 불합리한 조건이나 중복된 조항, 미비한 세부사항 등을 검출해 이를 수정할 수 있도록 유도하는 것입니다.

AI는 문서 내 키워드를 추출하고 이를 분석해 계약서에 포함돼야 할 필수 요소가 모두 포함돼 있는지 점검합니다. 계약서에 포함된 법적 요구사항 충족 여부를 자동으로 확인할 수 있어 계약서가 제대로 검토되지 않고 서명될 위험을 줄일 수 있습니다. 이와 함께 AI는 자동 알림 시스템을 통해 계약서 검토 상태를 팀원에게 전달하고 승인 대기 상태에 있는 계약서를 추적할 수 있도록 합니다.

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4. 계약서 관리 및 보관 자동화

AI 기반 문서 자동화 도구는 계약서 보관과 관리를 효율적으로 처리하는 데도 큰 역할을 합니다. 계약서가 디지털화되면 자동화된 시스템을 통해 보관·검색할 수 있는 기능이 강화됩니다. 예를 들어 계약서가 특정 날짜나 특정 조건에 맞는 계약을 검색하려면 AI가 메타데이터를 기반으로 계약서를 자동으로 분류해 원하는 계약서를 빠르게 검색할 수 있도록 돕는다.

계약서가 클라우드 시스템에 저장되면 계약서에 대한 접근 권한을 설정하고 버전 관리를 통해 변경사항을 추적할 수 있습니다. AI는 계약서 변경 기록을 자동으로 추적하고 수정 이력을 기록해 문서의 진위를 확인할 수 있습니다. 또한, 계약서 만료일 및 갱신 주기를 추적하여 알림 기능을 통해 관련 담당자에게 갱신이 필요한 계약서를 자동으로 알려드립니다. 이를 통해 계약서 관리 업무를 최소화하고 계약 만료일을 놓치지 않도록 합니다.

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결론
AI 기반 문서 자동화 툴을 활용한 계약서 관리 시스템은 계약서 작성, 검토, 승인, 보관에 이르기까지 모든 과정을 효율적이고 정확하게 자동화합니다. 이 시스템을 도입하면 계약서 관리에서 발생할 수 있는 실수와 지연을 줄일 수 있으며, 기업의 법적 위험을 최소화할 수 있습니다. AI는 계약서의 법적 규정 준수를 보장하고, 업무 프로세스의 속도를 높이며, 팀워크와 협업의 효율성까지 증대시킵니다. 결과적으로 AI 기반 계약서 관리 시스템은 시간 절약과 비용 절감을 동시에 실현할 수 있는 강력한 도구로, 모든 기업에게 필수적인 시스템이 될 것입니다.